Czym jest system ERP? Definicja, przykłady programów klasy ERP

System ERPFunkcjonując w zmiennym otoczeniu i narastającej konkurencji w branży, przedsiębiorstwa muszą przetwarzać coraz większość ilość informacji na każdym poziomie, a także w każdym dziale organizacji.

Dzięki umiejętnemu korzystaniu z informacji możliwe jest skuteczne podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie, a to przekłada się na płynność i ciągłość procesów w niej zachodzących. W celu lepszego radzenia sobie z dużą ilością istotnych informacji, firmy coraz częściej sięgają po rozwiązania informatyczne, takie jak złożony system informatyczny ERP. Czym właściwie jest system klasy ERP? Jakie ma funkcjonalności,  jak działa?

Biznes aby mógł działać wymaga zarejestrowania w urzędzie, tak aby można było weryfikować płatności pomiędzy jednostką gospodarczą, a państwem. Firma działa dzięki jej zdefiniowaniu. To znaczy określeniu specyfiki działalności, którą się zajmuje, czyli usług które świadczy, czy też produktów które produkuje lub sprzedaje. Firma potrzebuje lidera, który posiada umiejętności menadżerskie oraz motywacyjne. Przedsiębiorcy mogą liczyć na wsparcie informatyczne ze strony rynku technologicznego. Optymalne zarządzanie firmą pomoże prowadzić system ERP.

Co to jest system ERP? Definicja

ERP (Enterprise Resource Planning) to Zintegrowany System Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa, który należy do grupy zintegrowanych systemów. Ich zadaniem jest wspieranie zarządzania przedsiębiorstwem. Podstawowa definicja jasno określa, że ERP to system informatyczny scalający procesy biznesowe w całej organizacji. Wspiera on menadżera (jak i całą firmę) w uzyskaniu optymalnej pracy przedsiębiorstwa. Na ten system składają się ludzie, sprzęt, akcesoria, dokumenty, pieniądze, materiały, produkty, towary, ewidencje, arkusze kalkulacyjne, informacje oraz bazy danych. Program ERP służy realizacji celu optymalizacji i integracji procesów oraz transakcji dokonywanych w przedsiębiorstwie.

A zatem, dzięki systemowi ERP możliwy jest swobodny przepływ informacji w obrębie całej organizacji. Dzieje się tak, ponieważ różne podsystemy z integrowane są w jeden duży system informacyjny, który oparty jest na jednej bazie danych. Swoim zasięgiem ERP obejmuje wszystkie działy organizacji. W praktyce wygląda to tak, że pracownicy wszystkich działów danego przedsiębiorstwa, mają dostęp do przypisanych im danych, co umożliwia efektywne wykorzystanie różnych zasobów firmy.

Zintegrowany System Zarządzania

ERP - Zintegrowany System Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa

Funkcjonalności systemu ERP

Dostawcy wyposażają swoje systemy w rozwiązania, które dedykowane są tym samym obszarom funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak rozwiązania te mogą się od siebie znacząco różnić, biorąc pod uwagę metodę przeniesienia działań biznesowych na system informatyczny. Dostępne na rynku kompleksowe systemy ERP wspierają następujące obszary związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem:

  1. Zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM) - wsparcie organizacji w zakresie dostaw, zakupów, przepływów materiałów w firmie, planowania oraz prognozowania zapotrzebowania na materiały.
  2. Zarządzanie finansowe - wsparcie księgowości i finansów - należności, zobowiązania, podatki, środki trwałe.
  3. Zarządzanie produkcją - wsparcie planowania, przewidywania potrzeb, konfiguracji produktów, harmonogramowania produkcji.
  4. Zarządzanie kapitałem ludzkim (HRM) - integrując się z modułami finansowanymi, wspiera obsługę świadczeń pracowniczych, podatkowych, płacowych itp.
  5. Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) - lepsze zarządzanie zamówieniami klienta, podniesienie jakości obsługi, wsparcie kampanii reklamowych nakierowanych na klienta.

Moduły ERP

System ERP, ze względu na podział przedsiębiorstwa na poszczególne segmenty zależne od specyfiki danej firmy, zbudowany jest z różnych modułów. Najczęściej występujące moduły (aplikacje) to:

  • zarządzanie produkcją,
  • logistyka,
  • handel i magazynowanie,
  • finanse i księgowość,
  • środki trwałe,
  • kadry i płace,
  • serwis,
  • formularze i raporty,
  • administracja,
  • zamówienia internetowe,
  • CRM.

Działanie systemu ERP

Zintegrowany System Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa (ERP) ma za zadanie rozwiązać problem funkcjonowania komunikacji w firmie. Przedsiębiorstwo oparte na tradycyjnym systemie wymiany informacji spędza dużo czasu na przechodzeniu do poszczególnych sektorów firmy. System ERP problem ten rozwiązuje. Umożliwia on tworzenie danych i ich edytowanie dla każdego sektora w tym samym czasie. Oznacza to, że zmiany dokonane w dziale finansów widzą również sektory: magazynu, kadr, HR, środków trwałych czy płac. To oznacza, że każdy z tych sektorów może dokonać własnych zmian. Możliwości systemu ERP umożliwiają szybszą wymianę informacji oraz dokonywanie na bieżąco aktualności z wszystkich sektorów. ERP poprawia tym samym również współpracę działów firmy oraz komunikację między pracownikami lub pracownikami a kadrą zarządzającą.

Komponenty systemu ERP

Składowe systemu ERP

System ERP jest również zbiorem raportów, dokumentów, ewidencji jakie do tej pory były umieszczane w segregatorach czy arkuszach kalkulacyjnych i trudno dostępne dla poszczególnych sektorów. System ERP odzwierciedla te raporty i umożliwia szybki dostęp do informacji.

Zalety wdrożenia ERP w firmie

Firma działa dzięki pracy zatrudnionych w niej osób. Dlatego optymalizacja komunikacji między nimi zwiększa oszczędności w firmie i powoduje wzrost wydajności pracowników. Uzyskany w ten sposób czas jest przeznaczany na nowe zadania bądź ulepszanie już zaczętych procesów. Dzięki wdrożeniu systemu ERP do przedsiębiorstwa zyskuje się znaczną redukcję kosztów. Zintegrowany System Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa umożliwia automatyzację pracy w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że pracownik z działu magazynu nie musi już biegać po sektorach z informacją. Zamieszcza tą informację w systemie, wszystkie pozostałe działy ją widzą i reagują adekwatnie do wyznaczonych celów i przypisanych zadań. Skraca to czas wykonywania wszystkich procesów, poprawia komunikację i sprawia, że problemy zostają szybko rozwiązane.

Dzięki wdrożeniu systemu ERP w firmie właściciel biznesu uzyskuje również bardziej wydajne i przede wszystkim skuteczne narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi i materialnymi w przedsiębiorstwie. Jeżeli klient zamawia dany produkt lub usługę właściciel firmy widzi cały proces jaki przebiega, aby dostarczyć klientowi zamówienie. Widzi w jaki sposób komunikują się sektory, jak rozwiązywane są problemy oraz ile czasu zajmuje jego pracownikom wykonanie oferty. Oznacza to, że cała firma dzięki wdrożeniu systemu ERP w firmie dokonuje racjonalizacji funkcjonowania komunikacji i przepływu informacji między działami. Kontrolowanie przebiegu procesu jaki zachodzi do uzyskania przychodu dla firmy daje poczucie bezpieczeństwa, wytwarza zaufanie - wszyscy wiedzą co każdy robi z ofertą w każdym etapie realizacji zadania. Dzięki wdrożeniu systemu ERP do firmy wzrasta satysfakcja zarówno klientów jak i pracowników.

Redukcja kosztów dzięki wdrożeniu systemu ERP do przedsiębiorstwa jest możliwa i znaczna. Dzięki takiemu zabiegowi firma uzyskuje racjonalną wizję funkcjonowania swojej działalności gospodarczej. System ERP przyspiesza proces ewaluacji w przedsiębiorstwie. Pokazuje co działa dobrze, a nad czym jeszcze trzeba popracować zarówno jako pracownik jak i właściciel. Dzięki wdrożeniu systemu ERP w firmie, całość zyskuje poczucie bezpieczeństwa, poczucie satysfakcji i zrozumienia, zwiększa się komunikatywność oraz szybkość realizacji zadań. Minimalizują się również koszty prowadzenia firmy. Dzieje się tak dzięki: automatyzacji pracy, wydajnego i skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi i materialnymi firmy, racjonalizacji funkcjonowania. Optymalizacja pracy dzięki wdrożeniu systemu ERP w firmie daje normy i standardy pracownikom, co dodatkowo powoduje wzrost lojalności kadry wobec pracodawcy oraz wzmaga potrzeby pracowników w kierunku wzbogacania swojej wiedzy i umiejętności.

Metodyka Sure Step

Wdrożenie sytemu ERP bardzo często postrzegane jest przez przedsiębiorstwa jako proces skomplikowany i czasochłonny. Dlatego też firmy wdrażające tego typu systemy, często stosują się do metodyki wdrożeniowej Sure Step opracowanej przez firmę Microsoft. Metodyka Sure Step przebiega w 6 etapach podstawowych i 2 dodatkowych, służących do optymalizacji i "podnoszenia" wersji.

Na 6 etapów metodyki Sure Step składają się:

  1. diagnoza - na tym etapie dokonywana jest wstępna analiza najważniejszych potrzeb oraz wymagań klienta;
  2. analiza - ten jeden z najważniejszych etapów wdrożenia systemu ERP polega na szczegółowej analizie wszystkich procesów zachodzących w danej firmie;
  3. projektowanie - przygotowywany jest plan wdrożenia poszczególnych elementów już istniejących, a także możliwość rozbudowy programu o dodatkowe funkcje, odpowiednie dla specyfiki danej firmy;
  4. programowanie (budowa) - w oparciu o wcześniejszy etap, określane są parametry standardowych funkcji systemu oraz ich modyfikacja, a także rozszerzenie go o nowe funkcje;
  5. testowanie i szkolenia - przeprowadzane są testy akceptacyjne przez użytkowników końcowych i szkolenia dla pozostałych użytkowników systemu;
  6. uruchomienie i opieka powdrożeniowa (badanie) - program jest testowany pod względem funkcjonalności, a do tego klientowi przysługuje opieka powdrożeniowa przez kilka pierwszych miesięcy użytkowania systemu ERP.

    Systemy informatyczne ERP - przykłady

    Zintegrowany System Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa jest stworzony do monitorowania oraz współpracy między wszystkimi pracownikami w przedsiębiorstwie. System ERP umożliwia szeroki wachlarz korzyści dla firmy. Jego wdrożenie jest niezbędną rzeczą jaką musi dokonać każda współczesna firma aby utrzymać się na rynku w każdej branży, szczególnie finansowej i technologicznej. Dlatego system ERP jest dedykowany również do organizacji administracyjnych, publicznych, prywatnych czy niedochodowych, takich, w których liczy się szybkie i sprawne wykonywanie celów i powierzonych zadań. Z tego też powodu, wybierając odpowiedni system należy wziąć pod uwagę specyfikę danej branży i jej potrzeby. Poniżej przedstawiona jest analiza porównawcza wybranych systemów ERP.

    Comarch

    Firma ta posiada kilka rozwiązań z zakresu wsparcia ERP. Modułowa budowa systemów XL firmy Comarch jest elastyczna, dzięki czemu pozwala klientom dostosować rozwiązanie do potrzeb ich firm. System Comarch XL rekomendowany jest zwłaszcza tym przedsiębiorstwom, które potrzebują dokładnego przeanalizowania poszczególnych obszar działalności. Sprawdza się również w przypadku branży e-commerce.

    Soneta

    Producent Enovy 365 umożliwia korzystanie z systemu zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych. Klient dodatkowo może wybrać czy chce zapisywać informacje na dysku, czy też w chmurze. Enova 365 umożliwia zarządzanie pracą jednostki księgowej, działu HR lub też wniknięcie w dane sprzedażowe. Dzięki specjalnemu rozwiązaniu - Workflow możliwa jest koordynacja działań, które są realizowane w różnych departamentach. Co więcej, system ERP jest na bieżąco aktualizowany, a do dotychczasowych modułów bez problemu można dołączyć nowe bądź rozszerzyć już istniejące.

    Streamsoft

    Producent dysponuje dwoma systemami ERP: Prestiż i Verto. Prestiż przeznaczony jest do obsługi średnich i dużych firm z różnych branż. Natomiast Verto skierowany jest do przedsiębiorstw e-commerce i retail. Prestiż, który nastwiony jest na większe podmioty, umożliwia prowadzenie jednolitej polityki organizacyjnej. Cechuje się głównie tym, że posiada rozbudowany moduł zarządzania produkcją. System Verto przeznaczony jest głównie dla działalności handlu internetowego. Doskonale również nadaje się do zarządzania projektami. Doceniają go zwłaszcza te podmioty, które obecne są na rynkach zróżnicowanych pod względem terytorialnym.

    InsERT

    Flagowy system ERP firmy InsERT - GT stworzony został do obsługi sprzedaży i magazynów, a zatem w przeciwieństwie do wcześniej omawianych systemów, skupia się na wybranym aspekcie działalności. Dzięki GT możliwe jest bezproblemowe prowadzenie dokumentacji handlowej i kartoteki kontrahentów, towarów czy też reklamacji.

    Sage

    Niewątpliwą zaletą systemu ERP, doświadczonej firmy Sage, jest kompatybilność z pozostałym oprogramowaniem danej firmy. Eksport danych przebiega w prosty i szybki sposób. Co więcej, z pewnością dodatkowym atutem jest wielojęzyczność Sage - doceniają to zwłaszcza międzynarodowe podmioty.

    Przykładami innych systemów ERP, poza wymienionymi, są:

    • BPSC,
    • Macrologic,
    • Exact,
    • Infor LN,
    • Oracle,
    • Simple,
    • SAP.

    ERP II

    Zintegrowanym systemem wspomagającym zarządzanie przedsiębiorstwem nowszej generacji jest ERP II, czyli następca ERP. Poza funkcjami planowania zasobów finansowych oraz rzeczowych firmy, pozwala on również na zarządzanie kontaktami z firmami partnerskimi lub klientami za pomocą podsystemu CRM (Enterprise Resource and Relationship Processing), a także zarządzanie łańcuchem dostaw - podsystemem SCM (Supply Chain Management).

    Cechą nowego systemu ERP II jest możliwość komunikacji ze światem zewnętrznym poprzez internet. Analitycy firmy Gartner Group (jako pierwsi podyktowali istotne zmiany w systemie ERP) system ERP II nazwali zbiorem aplikacji, które tworzą wartości dodane dla udziałowców oraz klientów poprzez udostępnienie procesów finansowych, a także decyzyjnych, zarówno w obrębie organizacji, jak również pomiędzy partnerami. Zwrócili też uwagę na fakt, że oprogramowanie to podlega permanentnej ewolucji.

    Źródła:

    1. P. Lech, Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Charakterystyka, wykorzystanie w biznesie, wdrażanie, Warszawa 2003 [w:] http://przemyslawlech.info.pl/index_pliki/Lech_Zintegrowane_systemy_zarz%C4%85dzania_ERP_ERPII.pdf
    2. A. Dudziak, M. Stoma, L. Rydzak, Narzędzia klasy ERP w strategii zarządzania systemem produkcyjnym, "Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej. Organizacja i Zarządzanie" z. 113,  2017 [w:] https://www.polsl.pl/Wydzialy/ROZ/ZN/Documents/z113/Dudziak.pdf
    3. https://mfiles.pl/pl/index.php/System_ERP